Työmaapäiväkirjaa pitää yleensä urakoitsija, käytännössä pääurakoitsijan vastaava työnjohtaja tai työmaainsinööri, ja sen kuittaa tilaajan edustaja eli valvoja tai rakennuttaja. Tämä artikkeli on kirjoitettu pienen rakennusliikkeen työnjohtajalle, remonttiurakoitsijalle ja omakotirakentajalle, joka haluaa tietää, kenen tehtävä työmaapäiväkirjan pitäminen on ja miksi kuittauksella on väliä. Kun vastuut ovat selvät jo ennen ensimmäistä työmaapäivää, merkinnöistä on hyötyä silloinkin, kun aikataulusta tai lisätöistä tulee erimielisyyttä.
Lyhyesti: urakoitsija kirjaa, tilaajan puoli tarkastaa ja kuittaa. Tarkka jako riippuu kuitenkin urakkasopimuksesta, joten se kannattaa aina tarkistaa omasta sopimuksesta.
Kuka pitää työmaapäiväkirjaa urakassa
Suomessa työmaapäiväkirjan pitäminen on vakiintunut käytäntö, ja usein se on myös urakkasopimuksessa sovittu velvollisuus. Kun sopimukseen liitetään YSE 1998 -yleiset sopimusehdot, päiväkirjan pitäminen kuuluu lähtökohtaisesti urakoitsijalle. Tilaajalla on oikeus tarkastaa merkinnät ja kirjata omat huomautuksensa.
Pääurakoitsijan sisällä kirjaaminen jää yleensä vastaavalle työnjohtajalle tai työmaainsinöörille. Isommalla työmaalla merkinnät voi tehdä työmaamestari, mutta vastuu niiden oikeellisuudesta on silti sillä, jonka urakoitsija on nimennyt. Pienessä remonttifirmassa kirjaajana on usein yrittäjä itse, joka tekee merkinnät autossa työpäivän päätteeksi.
Aliurakoitsijat eivät yleensä pidä pääurakan työmaapäiväkirjaa. Niiden työmaalla oloaika, henkilömäärät ja työvaiheet kirjataan kuitenkin pääurakoitsijan päiväkirjaan. Moni aliurakoitsija pitää lisäksi oman päiväkirjansa, ja se kannattaa, koska omat lisätyöt ja odotusajat on silloin helpompi todentaa myös pääurakoitsijaa kohtaan.
Kuka kuittaa työmaapäiväkirjan merkinnät
Kuittaajana on tilaajan edustaja. Ammattimaisessa rakennuttamisessa se on yleensä rakennuttajan nimeämä valvoja. Omakotitalossa tai taloyhtiön remontissa kuittaaja voi olla rakennuttajan palkkaama rakennuttajakonsultti, taloyhtiön valvoja tai rakennuttaja itse.
Kuittaus ei tarkoita, että tilaaja hyväksyisi kaiken sivulla lukevan. Sillä vahvistetaan, että merkinnät on nähty. Jos valvoja on eri mieltä esimerkiksi keskeytyksen syystä, hän kirjaa oman huomautuksensa viereen. Kumpikin näkemys on silloin dokumentoitu samana päivänä, ja juuri sitä riitatilanteessa tarvitaan.
Kuittausväli sovitaan hankekohtaisesti. Moni valvoja kuittaa päiväkirjan kerran viikossa työmaakokouksen tai valvontakäynnin yhteydessä. Vilkkaissa vaiheissa, kuten runkovaiheessa tai ennen valua, kuittauksia tehdään tiheämmin.
Myytti: kuittaamaton päiväkirja on arvoton
Työmaalla kuulee usein, ettei päiväkirjalla ole merkitystä, jos valvoja ei ole kuitannut sitä. Pitää vain osittain paikkansa. Ajallaan tehty ja päivätty merkintä on näyttöä, vaikka kuittaus puuttuisi. Kuittaus tekee siitä kuitenkin selvästi vahvemman, koska vastapuoli on nähnyt merkinnän eikä ole kiistänyt sitä silloin, kun asia oli vielä tuore.
Toisesta suunnasta tulee yhtä yleinen väärinkäsitys: valvojan kuittauksen luullaan hyväksyvän lisätyön tai lisäajan. Ei hyväksy. Lisä- ja muutostöistä sovitaan kirjallisesti ennen työn tekemistä, ja lisäaikavaatimukset esitetään urakkasopimuksen mukaisessa menettelyssä. Päiväkirja on tausta-aineisto, se ei korvaa sopimusta.
Mitä työmaapäiväkirjan pitäjä kirjaa päivittäin
Kirjaamisen tavoitteena on, että ulkopuolinen pystyy kuukausia myöhemmin päättelemään, mitä työmaalla tapahtui. Kokenut työnjohtaja katsoo ensin sään ja miehityksen, koska niistä riidellään useimmin. Vähimmäissisältö näyttää tältä:
Päivämäärä, sää ja lämpötila mieluiten aamulla ja iltapäivällä mitattuna
Henkilöt ja aliurakoitsijat yrityksittäin ja henkilömäärineen
Työvaiheet, toimitukset ja kalusto eli mitä tehtiin, mitä saapui ja mitä koneita oli käytössä
Häiriöt, keskeytykset ja lisätyöpyynnöt syineen ja pyytäjineen
Katselmukset, tarkastukset ja työturvallisuushavainnot valokuvaviittauksineen
Suomen olosuhteissa sää ei ole pelkkää taustatietoa. Pakkanen, routa ja syyssateet vaikuttavat valuihin, kosteudenhallintaan ja koko aikatauluun. Jos kolmen päivän sadejakso Tampereella keskeyttää vesikattotyöt, ajallaan kirjattu sää ja keskeytys auttavat perustelemaan lisäaikaa. Jälkikäteen muistin varassa kirjoitettua selvitystä on paljon vaikeampi todentaa. Sama koskee talvivaluja: lämpötila, suojaus ja lämmitys kirjataan, koska betonin lujuudenkehityksestä voidaan kysyä myöhemmin.
Myös viikoittaiset työturvallisuustarkastukset ja niissä havaitut puutteet kuuluvat päiväkirjaan tai sen liitteeksi. Tarkastuksessa havaittu puuttuva kaide on syytä kirjata korjauspäivämäärineen.
Työmaapäiväkirja ja rakennustyön tarkastusasiakirja ovat eri asia
Rakennustyön tarkastusasiakirja kuuluu rakennusvalvonnalle. Siihen kirjataan, kuka on tehnyt vaaditut tarkastukset ja milloin. Siitä huolehtii vastaava työnjohtaja yhdessä erityisalojen työnjohtajien kanssa, ja rakennusvalvonta käy sen läpi katselmuksissa. Rakentamislaki korvasi 1.1.2025 maankäyttö- ja rakennuslain rakentamista koskevat säännökset, joten omaa hanketta koskevat vaatimukset kannattaa tarkistaa rakennusluvan ehdoista ja kunnan rakennusvalvonnasta.
Työmaapäiväkirja on sopimusosapuolten välinen asiakirja, johon kirjataan työmaan arki. Sama työnjohtaja voi pitää molempia, mutta ne eivät korvaa toisiaan. Lisätietoa päiväkirjan perusteista löytyy sivulta työmaapäiväkirja.
Yleisimmät virheet vastuunjaossa
Ensimmäinen virhe on, ettei kirjaajaa nimetä. Pienessä remontissa kaikki olettavat jonkun muun kirjoittavan, ja kahden viikon päästä sivut ovat tyhjät. Kirjaaja nimetään aloituskokouksessa ja nimi kirjataan pöytäkirjaan.
Toinen virhe on kirjoittaa viikon merkinnät kerralla perjantaina. Silloin päivät sekoittuvat, ja tiistain myöhästynyt elementtitoimitus siirtyy helposti väärälle päivälle. Kirjaaminen kestää yleensä 5-10 minuuttia päivässä, kun se tehdään samana päivänä.
Kolmas virhe on hoitaa tilaajan suullinen lisätyöpyyntö pelkästään kirjaamalla se päiväkirjaan. Merkintä on hyvä alku, mutta lisätyön sisällöstä ja hinnasta sovitaan erikseen kirjallisesti ennen työn aloittamista.
Omakotirakentajan ja taloyhtiön erityistilanteet
Omakotitalossa rakennuttaja hankkii usein osan töistä itse eri urakoitsijoilta. Pääurakoitsijaa ei silloin ole, ja kokonaiskuva voi jäädä puuttumaan. Vastaava työnjohtaja tai rakennuttaja voi pitää koko työmaan päiväkirjaa, jolloin eri urakoitsijoiden työt ja niiden väliset odotukset näkyvät samassa paikassa.
Remontissa päiväkirjasta on hyötyä myös kotitalousvähennyksen kannalta, koska työn osuus, ajankohdat ja tekijät on kirjattu. Ajantasaiset ehdot kannattaa tarkistaa vero.fi:stä. Piilevä vaurio, esimerkiksi lattian alta löytyvä kosteusvaurio, kuvataan ja kirjataan heti, ja tilaaja kutsutaan paikalle katsomaan sitä ennen kuin rakenne suljetaan.
Paperivihko, Excel- tai PDF-pohja ja sähköinen sovellus täyttävät saman tehtävän. Paperivihko voi kastua tai kadota, ja Excel-pohjasta jää usein puuttumaan kuittaus. Sähköinen työmaapäiväkirja, kuten Työmaapäiväkirja.fi, on ilmainen, toimii selaimessa ja pitää merkinnät tallessa ja aikaleimattuina.
UKK
Voiko aliurakoitsija pitää omaa työmaapäiväkirjaa?
Voi, ja se on usein järkevää. Pääurakoitsijan päiväkirja on silti hankkeen virallinen päiväkirja, ellei urakkasopimuksessa ole sovittu toisin.
Mitä tehdään, jos valvoja kieltäytyy kuittaamasta?
Kieltäytyminen ja sen päivämäärä kirjataan, ja asia otetaan esiin seuraavassa työmaakokouksessa. Jos erimielisyys koskee rahaa tai aikataulua, asiantuntijan apu kannattaa hakea ajoissa.
Pitääkö pienessä remontissa pitää työmaapäiväkirjaa?
Laki ei aina edellytä sitä, mutta urakkasopimus voi edellyttää. Jo muutaman viikon kylpyhuoneremontissa päiväkirja auttaa todentamaan lisätyöt ja aikataulun.
Selkeä vastuunjako jo aloituskokouksessa
Urakoitsija kirjaa ja tilaajan edustaja kuittaa. Kun kirjaaja, kuittaaja ja kuittausväli sovitaan jo aloituskokouksessa, päiväkirjasta tulee luotettava näyttö eikä pakkopullaa. Lisää käytännön ohjeita löytyy artikkeleista.